Modificación de la ley de contratos públicos en la tramitación de la Factura Electrónica
La factura electrónica ya es obligatoria para los proveedores de la administración pública. El 15 de enero ha entrado en vigor la ley por la que se hace obligatoria la factura electrónica en los contratos de los proveedores del sector público.
La entrada en vigor de la Ley 25/2013 de impulso de la factura electrónica y creación del registro contable de facturas en el Sector Público conlleva que las empresas proveedoras de las administraciones públicas están obligadas a presentar sus facturas en formato electrónico, bajo multa de hasta 10.000 euros.
La ley establece un modelo único de factura electrónica en toda la administración, el denominado modelo E, al que deberán adaptarse tanto los ayuntamientos como las comunidades autónomas para el pago a sus proveedores.
Mediante esta ley, por la que además se crea un único registro contable de pagos en el sector público, asegurará una mayor transparencia en la lucha contra la morosidad de las Administraciones Públicas, según las estimaciones del Gobierno y permitirá que salgan a la luz todas las facturas pendientes de cobro en las administraciones públicas.
Es un paso decisivo en la apuesta tecnológica y modernización de
la Administración Pública, manifestado como uno de los aspectos clave de la Agenda Digital Europea con la que se busca implantar el mercado
único digital: Para facilitar los pagos y la
facturación por vía electrónica, la Comisión debe llevar a
término la Zona Única de Pagos en Euros (ZUPE) y revisar la Directiva sobre
firmas electrónicas, para ofrecer sistemas seguros de autenticación
electrónica.
¿QUÉ ES LA FACTURA ELECTRÓNICA?
·
La factura electrónica es una factura que,
ajustándose a los requisitos establecidos en el Real Decreto 1619/2012, de 30
de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento de facturación, ha sido
expedida y recibida en formato electrónico.
·
En todo
caso la expedición de la factura electrónica estará condicionada a que su
destinatario haya dado su consentimiento.
·
El Reglamento de facturación establece una
igualdad de trato entre la factura en papel y la electrónica, siempre que se
garantice al obligado a su expedición la autenticidad de su origen, la
integridad de su contenido y su legibilidad, desde su fecha de expedición y
durante todo el periodo de conservación.
Normativa legal
Las facturas, en general, y las facturas electrónicas, en
particular, están reguladas por el Real
Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, por el que se aprueba el
Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación. Este
Reglamento establece las normas que deben cumplir obligatoriamente las
facturas, tanto en papel como electrónicas.
En él
se regulan aspectos como:
§ Obligación
de expedir factura.
§ Tipos
de facturas: completa u ordinaria y simplificada.
§ Expedición
por terceros.
§ Contenido
de la factura.
§ Requisitos
de las facturas: legibilidad, autenticidad e integridad.
§ Especificidades
de la factura electrónica.
§ Plazos.
§ Otras
facturas: recapitulativa, duplicados, rectificativas.
§ Regímenes
especiales.
§ Conservación.
Legibilidad, autenticidad e integridad.
Todas las facturas, sean electrónicas o en papel, deben garantizar estos tres requisitos. En el caso de la factura electrónica:- La legibilidad la facilita el programa informático que la crea o recibe.
- La autenticidad y la integridad se pueden garantizar de diversas formas:
- Mediante firma electrónica avanzada basada en un certificado reconocido.
- Mediante intercambio electrónico de datos EDI.
- Mediante otros medios que los interesados hayan comunicado a la Agencia Estatal de Administración Tributaria con carácter previo a su utilización y hayan sido validados por la misma.
- Mediante los controles de gestión usuales de la actividad empresarial o profesional del sujeto pasivo, siempre que permitan crear una pista de auditoría fiable que establezca la necesaria conexión entre la factura y la entrega de bienes o prestación de servicios que la misma documenta.
Tipos de facturas electrónicas
Conviene distinguir dos tipos fundamentales de factura
electrónica: la factura electrónica con formato estructurado y la factura
electrónica con formato no estructurado.
Ambas son documentos electrónicos susceptibles de ser
transmitidos mediante redes de comunicaciones electrónicas, como Internet. La
diferencia estriba en que el formato estructurado facilita su tratamiento
automatizado mientras que el no estructurado no lo facilita.
- Facturas en formato estructurado
Las facturas en formato estructurado contienen datos y pueden
ser generadas automáticamente por los sistemas informáticos de facturación del
emisor y ser tramitadas de forma igualmente automatizada por los sistemas
informáticos de pago y contabilidad del receptor. Ejemplos de formatos
estructurados son los que utilizan el lenguaje XML (como UBL o Facturae),
EDIFACT, etc.
- Facturas en formato no estructurado
Las facturas en formato no estructurado consisten esencialmente
en una imagen, lo que implica que su procesamiento para poder ser introducidas
en los sistemas informáticos del receptor requiere una intervención manual o un
proceso costoso que no suele estar completamente automatizado, como el
reconocimiento óptico de caracteres (OCR). Entre estas tenemos las facturas en
papel escaneadas y los ficheros PDF.
Ventajas de la e-factura
- acortar los ciclos de tramitación, incluido el cobro;
- reducir errores humanos;
- eliminar costes de impresión y envío postal;
- facilitar un acceso más rápido, ágil y fácil a las facturas almacenadas;
- reducir drásticamente el espacio necesario para su almacenamiento;
- mejorar el servicio al cliente; eliminar el consumo de papel y su transporte, con el consiguiente efecto positivo sobre el medio ambiente;
- facilitar la lucha contra el fraude;
- subsumir la factura en los sistemas informáticos empresariales, mejorando drásticamente su gestión;
- y, esto es lo más importante, contribuir a la modernización de la economía y al desarrollo de la Sociedad de la Información.
Los beneficios
económicos derivados
de la automatización del proceso de la factura superan a los ahorros en
impresión y envío postal. Por eso, el máximo beneficio potencial se realiza
mediante el empleo de facturas electrónicas con formato estructurado, si bien
hay escenarios donde no se materializan estos beneficios, como el caso de
facturas destinadas a personas físicas.
- su adopción por la Pequeña y Mediana Empresa (PYME), que constituye el segmento más importante del tejido empresarial español y europeo;
- su aceptación por los ciudadanos; su implantación en las Administraciones públicas; y
- la interoperabilidad de los sistemas de facturación electrónica que permita su uso en la interrelación comercial tanto dentro como a través de nuestras fronteras.
Facturar electrónicamente a AA.PP.
A partir de 15 de enero de 2015 las facturas dirigidas a las Administraciones Públicas deberán ser electrónicas. Por tanto, los proveedores de bienes o servicios a las Administraciones Públicas están obligados a facturar electrónicamente.
Esta obligación afectará a los tres niveles de la Administración del Estado:
- Administración General del Estado (Estatal).
- Comunidades Autónomas (Autonómica).
- Administración Local (Ayuntamientos, Diputaciones Provinciales, Cabildos y Consejos insulares, etc.).
Y también a:
- Organismos autónomos.
- Universidades Públicas.
- Entidades de derecho público.
- Órganos constitucionales.
- Mutuas de accidentes de trabajo y enfermedades profesionales de la Seguridad Social.
Requisitos de las e-facturas
Las facturas electrónicas destinadas a las Administraciones Públicas tienen tres requisitos específicos:· Estar escritas en un lenguaje informático determinado (Facturae 3.2 ó 3.2.1).
· Estar firmadas electrónicamente.
· Indicar el destinatario de la factura electrónica.
FORMATO FACTURAE.
A partir del 15-1-15, conforme a la Ley 25/2013, de 27 de diciembre, de impulso de la factura electrónica y creación del registro contable de facturas en el Sector Público, las facturas que se remitan a las Administraciones Públicas serán electrónicas y se ajustarán al formato estructurado de factura electrónica Facturae versión 3.2.x con firma electrónica XAdES.Para firmar electrónicamente una factura dirigida a las AA.PP. necesita utilizar un certificado electrónico reconocido. El programa informático o servicio de facturación que emplee le indicará cómo usarlo. En caso de utilizar la intermediación de un prestador de servicios de facturación electrónica (expedición por un tercero), será este el que firme electrónicamente sus facturas.
Envío de la factura electrónica a AA.PP.
Las facturas electrónicas dirigidas a las AA.PP. se envían a través de los puntos generales de entrada de facturas electrónicas del Estado, las Comunidades Autónomas y las Entidades Locales.FACe
Un punto general de entrada de facturas electrónicas es una ventanilla electrónica única de entrada de todas las facturas electrónicas dirigidas a una determinada administración (Administración General del Estado, Comunidad Autónoma o Entidad Local).
Un punto general de entrada de facturas electrónicas es una ventanilla electrónica única de entrada de todas las facturas electrónicas dirigidas a una determinada administración (Administración General del Estado, Comunidad Autónoma o Entidad Local).
El envío de la factura electrónica se realizará a través de Internet. Los métodos más habituales son:
- a través del portal web del punto general de entrada de las facturas electrónicas.
- mediante la conexión automática entre el programa informático o el servicio de facturación electrónica y el punto general de entrada de las facturas electrónicas.
- Los puntos generales de entrada de facturas electrónica le permiten también conocer el estado de tramitación de sus facturas.
Muy importante: el envío de la factura electrónica al punto general de entrada producirá
su registro automático en un registro electrónico administrativo, satisfaciendo
así la obligación de que todas las facturas dirigidas a las AA.PP.
tengan que registrarse en un registro administrativo.
FACe
FACe es el punto general de entrada de facturas electrónicas de
la Administración General del Estado. A través de FACe las empresas presentarán
sus facturas electrónicas obligatoriamente a partir del 15 de Enero de 2015, siendo
voluntario antes de dicha fecha.
La
Administración General del Estado ofrece a sus proveedores de un único punto de
presentación de facturas con todas las ventajas que ello conlleva – ventanilla
única de presentación y consulta, formato unificado, codificación unificada de
unidades, etc.
Además
FACe puede ser utilizado por otras administraciones públicas como su propio
punto general de entrada de facturas electrónicas lo que incide en los
beneficios para los proveedores de las administraciones.
El
punto ofrece un Portal web para
presentar la factura electrónica y permite a los proveedores si lo desean
conectar sus sistemas de facturación con FACe de manera automática.
Además
el sistema está integrado con el cliente de generación de facturas del Ministerio de Industria, Energía y Turismo y con otros sistemas del sector privado lo
que permite un envío cómodo y sencillo de sus facturas electrónicas.
Normas
que lo regulan
FACe está adecuado a la Ley 25/2013 de impulso de la factura electrónica y la creación del
registro contable de facturas en el Sector Público . Y
estará regulado en una orden ministerial del Ministerio de Hacienda y
Administraciones Públicas.
Acceso
y Documentación técnica
El punto está disponible para los proveedores y toda
la documentación del proyecto (manuales, documentación de integración,
ejemplos, etc.) se puede encontrar en www.administracionelectronica.gob.es/es/ctt/face
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